Protection des données

Notice d’information sur le traitement des données personnelles des patients et résidents du Centre Hospitalier Neuro-Psychiatrique

Soumis au secret professionnel et au respect du droit à la protection des données, le Centre Hospitalier Neuro-Psychiatrique et l’ensemble de son personnel accordent une grande importance à la confidentialité et à la protection de vos données personnelles dans le respect de la règlementation applicable[1].

La présente notice d’information sur le traitement des données personnelles des patients et résidents (ci-après « Notice ») a pour objectif de vous informer sur la manière dont vos données ou celles de vos proches sont collectées et traitées dans le cadre de votre prise en charge au CHNP.

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La présente Notice, accessible à tous sur le site internet du CHNP, est actualisée régulièrement pour rendre compte des évolutions législatives et réglementaires ainsi que tout changement dans l’organisation du CHNP. Aussi, nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Responsable du traitement 

Le Centre Hospitalier Neuro-Psychiatrique (CHNP) dont le siège social est établi au 17 Avenue des Alliés L-9012 Ettelbruck est le responsable du traitement des données personnelles des patients et résidents dans le cadre de leur prise en charge.

Un délégué à la protection des données a été nommé et peut être contacté pour toute question en lien avec la protection des données par email (DPO@chnp.lu) ou par courrier à l’adresse postale suivante : CHNP, 17 Avenue des Alliés L-9012 Ettelbruck.

Champ d’application

La présente Notice s’applique à tout support contenant des données personnelles (papier ou électronique, logiciel, etc.) créé ou traité par le CHNP dans le cadre de l’activité de ses trois entités : Rehaklinik, Pontalize et De Park.

La présente Notice s’applique également au site Internet du CHNP et à ses outils de communication. Elle ne s’applique pas toutefois aux sites Internet de tiers, y compris ceux qui pourraient être référencés sur les supports du CHNP.

Personnes concernées

Les personnes concernées par les traitements des données personnelles mis en œuvre par le CHNP sont les personnes suivantes :

• Rehaklinik: les patients pris en charge dans le cadre d’une hospitalisation ou d’une consultation en ambulatoire, y compris dans le cadre des consultations à domicile ou au sein de l’hôpital de jour ;
• Pontalize : les résidents séjournant au sein de la Maison de Soins ou au Centre intégré pour personnes âgées ou participant aux activités du Centre de jour ;
• De Park: les résidents pris en charge dans l’un des foyers d’hébergement ou participant aux activités du Centre de jour ;

Peuvent également, le cas échéant, être collectées par le CHNP, les données personnelles relatives :

• aux représentants légaux des patients et résidents majeurs ou mineurs (tuteurs, curateurs, sauvegardes de justice, parents, etc.) ;
• aux personnes de confiance désignées, et
• aux proches désignés (ex : contact d’urgence ou thérapie familiale).

Source de données collectées

Les données personnelles sont collectées directement auprès du patient ou résident pris en charge mais également auprès de tiers, tels que :

• les représentants légaux,
• les personnes de confiance,
• les proches,
• les professionnels de santé externes (établissements hospitaliers, soins à domicile, médecin traitant, …)
• les autorités de police, centres pénitentiaires ou autorités judiciaires en cas de placement (Rehaklinik).

Catégories de données personnelles traitées

Le CHNP traite principalement les données suivantes :

• les données d’identification ;
• les coordonnées ;
• le numéro de sécurité sociale ;
• les données administratives, sociales et financières ;
• les données de santé (données médicales, paramédicales, de soins) ;
• l’existence d’une mesure de protection juridique et les données du représentant légal ;
• l’existence d’une mesure de placement ;
• la/les personne(s) à contacter en cas d’urgence ;
• le cas échéant, les données relatives aux habitudes de vie (ex : addictions) ;
• toute autre donnée qui pourrait être communiquée volontairement par le patient ou le résident dans le cadre de sa prise en charge ;
• toute autre donnée nécessaire à l’exécution des finalités fixées par le CHNP ou imposée par la réglementation.

L’ensemble de ces données font l’objet d’un enregistrement informatique par le personnel du CHNP dans le dossier informatisé du patient/résident et peut également faire l’objet d’un dossier papier.

Finalité et base juridique des traitements

Les données personnelles collectées sont utilisées par le CHNP en vue de permettre de remplir les missions de prise en charge propre à chacune des entités :

• Rehaklinik: établissement hospitalier spécialisé en réhabilitation psychiatrique ;
• Pontalize : centre spécialisé dans les activités de soins et d’accompagnement des personnes âgées ;
• De Park : centre spécialisé dans les services d’accompagnement socio-pédagogique et de soins pour personnes présentant un handicap mental.

Aussi, les traitements de données personnelles des patients ou résidents présentent au moins l’une des finalités suivantes :

• La gestion administrative des patients / résidents (prise de rdv, gestion des admissions, des files d’attente et suivi de séjour, tenue et gestion du dossier patient, vérification de l’affiliation à une caisse de maladie, gestion des placements médicaux et judiciaires) ;
• L’établissement du diagnostic, la prise en charge médicale et soignante(prise en charge globale, planification et gestion des soins et activités, prescription et administration des médicaments) ;
• L’organisation des repas ;
• Le suivi de l’accompagnement social;
• La gestion de la sécurité et la protection des biens (vidéosurveillance, gestion des visiteurs, contrôle des accès le cas échéant) ;
• La gestion financière et comptable (facturation, opposition des coûts aux organismes assureurs et à la caisse d’assurance maladie, gestion des plans de prise en charge par l’assurance dépendance, gestion du recouvrement des créances) ;
• Le traitement des plaintes, de la médiation et du contentieux;
• L’évaluation de la qualité des soins et des services de soins, y compris la gestion des évènements indésirables et la réalisation d’enquête ;
• La recherche scientifique sous réserve du consentement du patient ;
• Le partage de données via l’application « Dossier de soins partagé».

Conformément aux articles 6 et 9 du RGPD, les traitements ci-dessus sont fondés sur l’une des bases juridiques suivantes: (a) la sauvegarde des intérêts vitaux, (b)  médecine préventive, médecine du travail, appréciation de la capacité de travail du travailleur, diagnostics médicaux, prise en charge sanitaire ou sociale, gestion des systèmes et services de soins de santé ou de protection sociale ou en vertu d’un contrat conclu avec un professionnel de la santé, (c) l’exécution d’un contrat (ex :contrat d’hébergement), (d) aux fins de l’exécution d’une obligation légale, (e) pour motif d’intérêt public dans le domaine de la santé publique ou (e) sur base de l’intérêt légitime.

Dans des cas exceptionnels et non-systématiques, le consentement du patient ou du résident peut être la base de licéité du traitement (en particulier pour les prises de photographies ou pour les activités de recherche).

Durée de conservation

Conformément à la loi modifiée du 24 juillet 2014 relative aux droits et obligations du patient, les données personnelles contenues dans le dossier patient sont conservées :

• pendant dix ans au moins à partir de la date de la fin de la prise en charge ou
• en ce qui concerne les mineurs pris en charge, jusqu’à leur 28 ans.

A l’issue de cette période de conservation, les données personnelles sont supprimées dans un délai d’un an sauf si leur conservation est nécessaire dans le cadre d’un contentieux en cours ou pour la défense des intérêts légitimes du CHNP.

En ce qui concerne les données liées à la facturation, elles sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice social auquel elles se rapportent. Les données relatives aux repas commandés sont, quant à elles, supprimées après 1 an.

Catégories de destinataires des données

L’accès et le traitement des données personnelles des patients et résidents sont réservés aux membres habilités de l’équipe pluridisciplinaire médicale, soignante et sociale intervenant dans leur prise en charge et dans la limite strictement nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches.

Le personnel administratif du CHNP (service admission/archives, service finances, service informatique en cas de maintenance des systèmes, secrétariat, direction, service technique et chauffeurs internes, RSSI, juriste et/ou DPO) peut être amené à accéder à certaines données dans le cadre strict de leur fonction.

Dans le cadre de la continuité des soins, les données peuvent également être communiquées si besoin et sauf opposition du patient/résident ou de son représentant légal, à des professionnels de santé, établissements hospitaliers ou structures de soins tiers afin d’améliorer la qualité du parcours de soins, y compris aux ambulances en charge du transfert.

Le CHNP fait également appel à des sous-traitants et prestataires de services qui peuvent accéder à certaines données dans la limite de leurs attributions respectives, par exemple pour la partie laboratoire d’analyse médicale ainsi que pour la prise en charge non médicale des patients/résidents (restauration, nettoyage du linge ou des locaux, sécurité des locaux, transports externes, maintenance informatique, etc.)[2]. L’ensemble du personnel ainsi que les sous-traitants sont soumis au secret professionnel ou à une obligation de confidentialité.

Dans le cadre des obligations légales du CHNP, des données pourront être transmises à des autorités administratives (Caisse nationale de santé, Assurance dépendance, Fonds national de solidarité, etc.) ou autres autorités publiques (Ministère de la santé, Ministère de la famille) ou encore en réponse à une demande des autorités judiciaires et/ou de police ou aux auditeurs, assureurs et conseil(s) externe(s) du CHNP pour la sauvegarde de ses droits ou la protection des personnes.

Tout transfert de données pourra aussi être réalisé sur demande du patient/résident avec son consentement préalable.

Mesures de sécurité

Le CHNP met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger ces données contre la perte, la destruction, la divulgation non autorisée, la modification accidentelle ou non autorisée, ainsi que contre tout accès ou autre traitement non autorisé Seuls les membres du personnel habilités ont accès aux données personnelles, et ce dans le cadre exclusif de l’exécution de leurs missions. En complément, tous les membres du personnel sont tenus au secret professionnel et/ou à une obligation de confidentialité.

Exercice des droits en matière de protection des données

En vertu de la réglementation applicable en matière de protection des données, les personnes concernées disposent des droits suivants, sous réserve des conditions prévues par la réglementation :

• le droit d’accès et de rectification de toute donnée inexacte ou incomplète ;
• le droit de demander la limitation du traitement ou de s’opposer pour des motifs légitimes au traitement des données ;
• le droit d’obtenir l’effacement des données (sauf obligation légale pour le CHNP de les conserver) ;
• le droit à la portabilité des données afin de les communiquer à un tiers ;
• le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage ;
• le droit de retirer le consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (www.cnpd.lu).

Pour toute demande d’informations concernant le traitement des données personnelles par le CHNP ou pour l’exercice des droits, le Délégué à la protection des données du CHNP peut être contacté par e-mail à (DPO@chnp.lu)  ou par courrier daté et signé à l’adresse : C H N P – A l’attention du DPO – 17, avenue des Alliés L-9012 Ettelbruck.

Pour le traitement de la demande, la copie d’une pièce d’identité sera demandée, ainsi que la précision des droits, objet de la demande.

👉 Cliquez sur le lien suivant pour télécharger la version pdf de la Notice d’information sur le traitement des données personnelles des patients et résidents du Centre Hospitalier Neuro-Psychiatrique

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[1] Règlement général UE 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données (RGPD) et la loi du 1^er aout 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données

[2] Liste non exhaustive